Prazo de guarda de documentos fiscais

RachelPublicado por Rachel Nunes Mendonça – (01-05-15)(http://rachelnunesmendonca.jusbrasil.com.br/artigos)

Diante da corriqueira dúvida quanto à necessidade da guarda de documentos fiscais e trabalhistas, bem como acerca de quais efetivamente precisam ser guardados e os períodos que precisam permanecer em posse das empresas, seguem os esclarecimentos pertinentes.

Basicamente, os documentos fiscais devem ser armazenados pelo período de cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o aludido período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.

Trata-se dos termos legais previstos no Código Tributário Nacional pelos institutos da “decadência” e da “prescrição”. Apesar de serem institutos complexos, podemos resumir a questão, de forma não-técnica (juridicamente imprecisa), com o fim de otimizar a gestão empresarial, em dois pontos:

1) A decadência é o direito que o Fisco tem de, por cinco anos, solicitar a apresentação de documentos fiscais. Isto é, desde o período em que o tributo for devido, o Fisco terá cinco anos para verificar se a empresa o declarou corretamente, se há alguma irregularidade nos lançamentos etc.

Apenas para fins informativos, fazemos constar que a decadência, em verdade, ocorre antes do “lançamento” do tributo, isto é, antes de o crédito tributário ser formalmente constituído, o que pode ocorrer em algumas hipóteses: (a) entrega das declarações pertinentes pelo contribuinte (DCTF, GIA, GFIP etc.); (b) apuração pelo Fisco dos valores devidos e emissão de cobrança (por exemplo, IPTU, IPVA etc.); (c) entrega da declaração pelo contribuinte e, com os dados desta, apontamento do tributo devido (por exemplo, Imposto de Renda).

2) E a prescrição, por sua vez, é o direito do Fisco de promover a cobrança judicial dos créditos tributários. Isto é, desde a data do “lançamento” do débito, a autoridade fazendária possui cinco anos para ajuizar a competente execução fiscal.

Neste ponto, salientamos que há inúmeras outras particularidades que revestem tais institutos. Entretanto, a alusão a tais características é indiferente para a questão da guarda dos documentos fiscais.

Comentários

Deixe uma resposta